Triển khai một hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là một bước tiến lớn đối với bất kỳ tổ chức nào. Hệ thống này giúp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình kinh doanh, cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và nâng cao hiệu suất tổng thể. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng thành công ngay từ đầu khi áp dụng ERP. Nhiều công ty gặp phải những khó khăn không lường trước, dẫn đến việc triển khai bị trì hoãn, phát sinh chi phí lớn hơn dự kiến hoặc thậm chí thất bại hoàn toàn.

Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng hơn 50% dự án ERP không đạt được kỳ vọng ban đầu, và nguyên nhân chủ yếu là do mắc phải các sai lầm phổ biến. Những lỗi này có thể dẫn đến chi phí vượt mức, thời gian triển khai kéo dài hoặc thậm chí khiến dự án thất bại hoàn toàn.

Dưới đây là 10 sai lầm phổ biến nhất khi triển khai ERP và cách doanh nghiệp có thể tránh chúng.

1. Không xác định rõ mục tiêu triển khai

Một trong những sai lầm lớn nhất mà doanh nghiệp thường mắc phải là không có một định hướng rõ ràng khi bắt đầu triển khai ERP. Nhiều công ty quyết định đầu tư vào ERP vì thấy đối thủ cũng làm hoặc mong muốn cải tiến hoạt động mà không xác định cụ thể hệ thống này sẽ giúp họ giải quyết vấn đề gì. 

Nếu không có mục tiêu rõ ràng, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc đo lường hiệu quả của ERP, dẫn đến lãng phí tài nguyên và thời gian. Chẳng hạn, nếu một công ty bán lẻ muốn cải thiện khả năng quản lý hàng tồn kho, họ cần đặt ra mục tiêu cụ thể như giảm tỷ lệ hàng tồn kho dư thừa xuống dưới 10% trong vòng một năm. Ngược lại, nếu chỉ đơn thuần kỳ vọng ERP sẽ “cải thiện hiệu suất chung”, dự án rất dễ đi vào ngõ cụt do không có tiêu chí đánh giá rõ ràng.

Để tránh sai lầm này, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích nội bộ để xác định những vấn đề cốt lõi cần cải thiện và đặt ra các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được. Ngoài ra, việc tham khảo kinh nghiệm từ các công ty đã triển khai ERP thành công cũng có thể giúp doanh nghiệp định hướng rõ ràng hơn.

2. Lập kế hoạch không đầy đủ

Một hệ thống ERP không thể triển khai chỉ trong một sớm một chiều. Đây là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ ban lãnh đạo đến từng bộ phận liên quan. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại không lập kế hoạch triển khai một cách chi tiết, dẫn đến tình trạng thiếu đồng bộ, chậm tiến độ hoặc phát sinh nhiều vấn đề trong quá trình thực hiện.

Một kế hoạch triển khai ERP cần bao gồm nhiều yếu tố như phạm vi dự án, thời gian triển khai, ngân sách dự kiến, nguồn lực tham gia và các rủi ro tiềm ẩn. Nếu doanh nghiệp bỏ qua bất kỳ yếu tố nào, họ có thể gặp phải tình trạng quá tải hoặc không thể kiểm soát dự án một cách hiệu quả.

Để tránh sai lầm này, doanh nghiệp cần có một kế hoạch triển khai rõ ràng với các giai đoạn cụ thể. Trước khi bắt đầu, cần xác định các yêu cầu chính của hệ thống, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và đảm bảo rằng mọi bộ phận trong công ty đều hiểu rõ vai trò của mình trong quá trình triển khai.

3. Đánh giá sai thời gian và chi phí triển khai

Nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu triển khai ERP thường kỳ vọng rằng hệ thống sẽ đi vào hoạt động chỉ trong vòng vài tháng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy một dự án ERP thường mất từ 6 tháng đến 2 năm để hoàn thành, tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của tổ chức. Việc đánh giá sai thời gian triển khai không chỉ khiến doanh nghiệp bị động mà còn có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh trong giai đoạn chuyển đổi.

Chi phí triển khai ERP cũng là một yếu tố dễ bị đánh giá thấp. Ngoài chi phí phần mềm, doanh nghiệp còn phải tính đến chi phí tùy chỉnh hệ thống, đào tạo nhân viên, bảo trì và hỗ trợ sau triển khai. Nếu không có ngân sách dự phòng, công ty có thể rơi vào tình trạng thiếu hụt tài chính khi phát sinh các chi phí ngoài dự kiến.

Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần tham khảo từ các dự án ERP đã triển khai trước đó, ước tính ngân sách một cách thực tế và dành ra một khoản dự phòng để xử lý những vấn đề phát sinh. Đồng thời, cần có một chiến lược triển khai theo từng giai đoạn để tránh ảnh hưởng quá lớn đến hoạt động kinh doanh.

4. Thiếu sự tham gia của ban lãnh đạo

Một sai lầm nghiêm trọng khác khi triển khai ERP là thiếu sự tham gia của ban lãnh đạo. Nhiều doanh nghiệp giao phó hoàn toàn quá trình triển khai cho đội ngũ IT hoặc các bộ phận kỹ thuật, trong khi các cấp quản lý cấp cao lại không đóng vai trò chủ động. Điều này có thể dẫn đến tình trạng mất phương hướng, không có sự chỉ đạo thống nhất và khó khăn trong việc điều phối nguồn lực.

Ban lãnh đạo không chỉ đóng vai trò đưa ra quyết định quan trọng mà còn là những người định hướng chiến lược và tạo động lực cho toàn bộ tổ chức trong quá trình triển khai ERP. Nếu họ không tham gia sâu sát, nhân viên có thể cảm thấy thiếu sự cam kết từ cấp trên, dẫn đến tình trạng chậm trễ hoặc không đạt được hiệu quả như mong đợi.

Để khắc phục vấn đề này, các nhà lãnh đạo cần chủ động tham gia vào dự án, theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng mọi bộ phận trong công ty đều hiểu rõ mục tiêu và lợi ích của hệ thống ERP.

5. Lựa chọn sai nhà cung cấp ERP

Không phải hệ thống ERP nào cũng phù hợp với tất cả doanh nghiệp. Một số công ty mắc sai lầm khi chọn giải pháp ERP chỉ dựa trên giá cả thay vì tính năng và khả năng đáp ứng nhu cầu thực tế. Điều này có thể dẫn đến việc hệ thống không thể tích hợp tốt với các quy trình kinh doanh hiện tại hoặc thiếu tính năng quan trọng mà doanh nghiệp cần.

Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần thực hiện một quá trình đánh giá kỹ lưỡng trước khi lựa chọn nhà cung cấp. Họ nên xem xét các yếu tố như kinh nghiệm của nhà cung cấp trong ngành, khả năng tùy chỉnh hệ thống, dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng và phản hồi từ khách hàng đã sử dụng. Việc yêu cầu bản demo hoặc thử nghiệm trước khi mua cũng là một bước quan trọng để đảm bảo hệ thống thực sự phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

6. Không đào tạo nhân viên đầy đủ

ERP là một hệ thống phức tạp, ảnh hưởng trực tiếp đến cách làm việc của nhân viên. Nếu doanh nghiệp không đầu tư vào đào tạo, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng hệ thống, làm giảm hiệu suất làm việc và thậm chí dẫn đến sai sót nghiêm trọng trong quá trình vận hành.

Một số doanh nghiệp cho rằng việc đào tạo là không cần thiết vì giao diện ERP hiện đại thường trực quan. Tuy nhiên, ERP không chỉ đơn thuần là một phần mềm, mà còn là một phương thức quản lý mới. Nếu nhân viên không hiểu rõ cách sử dụng, hệ thống có thể bị vận hành sai cách, dữ liệu nhập không chính xác, gây ảnh hưởng đến các bộ phận khác

Để tránh sai lầm này, doanh nghiệp cần: Tổ chức các buổi đào tạo chính thức, Xây dựng tài liệu hướng dẫn, Cung cấp môi trường thử nghiệm để nhân viên làm quen với hệ thống trước khi áp dụng vào thực tế, bổ nhiệm người phụ trách ERP: Mỗi bộ phận nên có một nhân sự chuyên trách hỗ trợ đồng nghiệp trong quá trình sử dụng hệ thống.

7. Thiếu sự hỗ trợ sau triển khai

Một sai lầm nghiêm trọng mà nhiều doanh nghiệp mắc phải là cho rằng việc triển khai ERP kết thúc khi hệ thống chính thức đi vào hoạt động. Trên thực tế, đây mới là giai đoạn quan trọng nhất, khi doanh nghiệp phải đối mặt với hàng loạt vấn đề phát sinh như lỗi hệ thống, dữ liệu không đồng bộ, hoặc nhân viên chưa quen với cách vận hành mới.

Nếu không có kế hoạch hỗ trợ sau triển khai, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro nghiêm trọng như mất dữ liệu, gián đoạn hoạt động kinh doanh hoặc tốn kém chi phí sửa chữa.

Để tránh vấn đề này, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch hỗ trợ sau triển khai, bao gồm đội ngũ kỹ thuật, đường dây hỗ trợ và nên đánh giá hiệu quả hệ thống và thực hiện cải tiến để đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru.

8. Quá tùy chỉnh hệ thống ERP

Một trong những sai lầm phổ biến khi triển khai ERP là doanh nghiệp cố gắng tùy chỉnh hệ thống quá mức để phù hợp với quy trình hiện tại, thay vì điều chỉnh quy trình để phù hợp với ERP. Điều này có thể làm hệ thống trở nên phức tạp, khó bảo trì, và gia tăng chi phí triển khai.

Ví dụ, một công ty sản xuất có thể yêu cầu tùy chỉnh ERP để phù hợp với quy trình kiểm soát hàng tồn kho đặc thù của mình. Tuy nhiên, thay vì tối ưu hóa quy trình để tận dụng những tính năng có sẵn của ERP, họ lại yêu cầu thay đổi hệ thống một cách không cần thiết, dẫn đến chi phí triển khai tăng cao và thời gian triển khai kéo dài.

Cách tránh: Trước khi yêu cầu tùy chỉnh, doanh nghiệp nên đánh giá xem liệu hệ thống ERP có thể đáp ứng nhu cầu mà không cần thay đổi hay không. Ưu tiên điều chỉnh quy trình nội bộ: Thay vì thay đổi ERP, doanh nghiệp có thể điều chỉnh cách vận hành để phù hợp với hệ thống. Tùy chỉnh có kiểm soát: Nếu bắt buộc phải tùy chỉnh, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng sự thay đổi đó thực sự mang lại giá trị và không ảnh hưởng đến khả năng nâng cấp hệ thống sau này.

9. Không kiểm tra và đánh giá hệ thống trước khi triển khai chính thức

Một số doanh nghiệp nóng vội triển khai ERP mà không thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng, dẫn đến lỗi hệ thống, dữ liệu không chính xác hoặc ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Điều này đặc biệt nguy hiểm nếu doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào ERP để vận hành hàng ngày.

Nếu không có giai đoạn kiểm tra (testing), hệ thống có thể gặp phải những vấn đề nghiêm trọng như:

• Quy trình tự động hóa không hoạt động như mong đợi.
• Dữ liệu bị mất hoặc nhập sai lệch.
• Hệ thống không tương thích với phần mềm hiện có.

Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp nên chạy thử nghiệm trên một nhóm nhỏ trước khi áp dụng trên toàn bộ công ty, kiểm tra tất cả các quy trình quan trọng và đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.

10. Thiếu sự đồng thuận giữa các phòng ban

ERP là một hệ thống tổng thể, kết nối tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Nếu không có sự thống nhất giữa các phòng ban, việc triển khai có thể bị gián đoạn, gây ra xung đột nội bộ và giảm hiệu quả hoạt động.

Ví dụ, bộ phận kế toán có thể yêu cầu ERP hỗ trợ tính năng quản lý tài chính chi tiết, trong khi bộ phận bán hàng cần tích hợp CRM. Nếu các bộ phận này không phối hợp, hệ thống có thể không đáp ứng đầy đủ nhu cầu của cả hai bên.

Cách tránh: Tổ chức các cuộc họp để thống nhất cách sử dụng hệ thống, đảm bảo tất cả các bộ phận đều hiểu rõ vai trò của mình trong quá trình triển khai.

Kết luận

Triển khai ERP là một quá trình phức tạp nhưng nếu thực hiện đúng cách, nó có thể mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp. Việc tránh được những sai lầm phổ biến như không xác định rõ mục tiêu, lập kế hoạch không đầy đủ, đánh giá sai thời gian và chi phí, thiếu sự tham gia của lãnh đạo và lựa chọn sai nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và tận dụng tối đa lợi ích của ERP.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác triển khai ERP đáng tin cậy, ITS Global sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong từng giai đoạn. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết! 

Đồng hành cùng ITS Global, bạn không chỉ nhận được những giải pháp công nghệ tối ưu mà còn mở ra cánh cửa đến sự phát triển vượt bậc. Chúng tôi tiên phong trong Flutter Development và Hybrid App Development, tạo ra các ứng dụng đa nền tảng vượt trội. Với chuyên môn về SAP Consulting và triển khai ERP, ITS còn dẫn đầu trong các giải pháp chuyển đổi số (DX) cho logistics và F&B, giúp doanh nghiệp bứt phá hiệu quả, tối ưu trải nghiệm khách hàng và nâng cao vị thế trên thị trường.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất và chuẩn bị cho bước tiến trong kỷ nguyên chuyển đổi số!

#FlutterDevelopment #HybridAppDevelopment #SAPConsulting #LogisticSolutions #F&BSolutions